Nie taka mediacja straszna – jak przekonać przedsiębiorców do mediacji
Z Ewą Kleszczewską – mediatorką rozmawia dr Bogdan Rogalski

Bogdan Rogalski: Jakie sprawy najczęściej trafiają do mediacji?

Ewa Kleszczewska: W mediacji można rozwiązać większość sporów, więc sprawy, które trafiają do mediacji są różnorodne od konfliktów rodzinnych, sąsiedzkich, po działy spadku, podziały majątku i odszkodowania. W sprawach gospodarczych do mediacji kierowane są roszczenia wynikające z niewłaściwie zrealizowanych kontraktów lub z braku kontraktów, czyli dogadywania się bez umowy. Mediujemy sprawy o niezapłacone faktury, kary umowne za nieterminowe wykonanie usługi, ostatnio mediowałam, np. brak zapłaty czynszu za wynajem lokalu czy odszkodowania za bezumowne korzystanie z nieruchomości, są w mediacji błędy lekarskie, sprawy o wydanie ruchomości, czy nieruchomości, reklamacje dotyczące zwrotu samochodów zakupionych w komisie. Do mediacji trafiają również sprawy przedsiębiorców z podmiotami publicznymi takimi jak gminy, spółki komunalne czy instytucje pomocy społecznej i powiatowe urzędy pracy. Jest to możliwe dzięki nowym przepisom prawnym między innymi ustawie z dnia 7 kwietnia 2017 roku zmieniającej ustawy w celu dochodzenia wierzytelności zwanej „pakietem wierzycielskim”, która weszła w życie 1 czerwca 2017 roku. Zmiana dotyczyła ustawy o finansach publicznych i ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, dając możliwość jednostkom sektora finansów publicznych zawarcia ugody w sprawie spornej należności cywilnoprawnej w przypadku dokonania oceny, że skutki ugody są dla tej jednostki korzystniejsze niż wynik postępowania sądowego lub arbitrażowego. Podmiot publiczny przy dokonywaniu oceny uwzględnia okoliczności sprawy w tym między innymi przewidywany przebieg i wynik ewentualnego procesu. To milowy krok naprzód, jeżeli chodzi o mediacje gospodarcze z podmiotami z dziedziny finansów publicznych, których przedstawiciele ze względu na konsekwencje prawne obawiali się przystępować do mediacji. Teraz wystarczy solidna analiza sytuacji prawnej i konsekwencji finansowych sporządzona przez prawnika i dział księgowy, by móc zawrzeć ugodę przed mediatorem, bez obawy naruszenia dyscypliny finansowej. W ostatnim czasie udało mi się skończyć mediacje ze skutkiem pozytywnym aż kilkunastu podmiotów gospodarczych o należności wynikające z umowy zawartej w trybie zamówień publicznych.

Mediację można też stosować w postępowaniu przed organami administracji publicznej umożliwiają to zmiany wprowadzone w 2017 roku do ustawy kodeks postępowania administracyjnego. Nowe brzmienie artykułu 13 kpa wskazuje, że organy administracji publicznej w sprawach, których charakter na to pozwala dążą do polubownego rozstrzygania kwestii spornych oraz ustalenia praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania w sprawach należących do ich właściwości, w szczególności przez podejmowanie czynności skłaniających strony do zawarcia ugody i prowadzenia mediacji w tym zakresie. Wskazane uregulowania mogą być wykorzystane między innymi w procesie inwestycyjnym dotyczącym warunków zabudowy, prawa budowlanego czy uzyskania pomocy de minimis. Mediacja znajdzie niebawem swoje miejsce w zmienionym prawie podatkowym, a także będzie elementem nieodpłatnej pomocy prawnej świadczonej w gminach. Wszystko wskazuje na to, że przepisy prawa są dostosowywane w możliwie dużym zakresie do tego, by mediować konflikty i przyspieszyć tok postępowań czy to sądowych czy administracyjnych

Dlaczego strony w przypadku wystąpienia konfliktu w pierwszej kolejności myślą o sądzie, a nie o mediacji?

Najważniejsza jest świadomość praw i możliwości, a to jednak pomimo dostosowanego prawa i instytucji promujących mediacje wymaga jeszcze czasu na przebicie się. Strony wolą iść do sądu z przekory bo chcą udowodnić, że mają rację. W mediacji racji nikt nie musi udowadniać,  a raczej musi, zrozumieć, że nadrzędną wartością jest pewność rozwiązania, na które każdy sam ma wpływ decydując o warunkach ugody.

Czy mediacje pozasądowe w Polsce się rozwijają? Dlaczego jest ich tak mało?

Mediacje pozasądowe rozwijają się dzięki różnego rodzaju okolicznościom. Po pierwsze prawo, gdy zmieniono przepisy kodeksu postępowania cywilnego w ten sposób, że wprowadzono zachęty finansowe polegające na tym, że ugoda zawarta przed mediatorem może być zatwierdzona w sądzie bez konieczności uiszczania wpisu zauważa się wzrost zainteresowania zawieraniem ugód przed mediatorem. Dodatkowym atutem jest także szybkość postępowań, ponieważ w procedurze zatwierdzania ugody sądy działają niezwłocznie, zdarzało się, że wydawano postanowienie o zatwierdzeniu ugody w ciągu dwóch tygodni. Ma to związek również z możliwością szybszej egzekucji świadczeń. Oprócz przepisów prawnych ważnym elementem wpływającym na rozwój mediacji pozasądowych są projekty finansowane przy wsparciu środków unijnych, których celem jest wzrost liczby mediacji pozasądowych poprzez promocję mediacji w środkach masowego przekazu, a także szkolenia z mediacji skierowane do obywateli, w tym co najważniejsze do przedsiębiorców. Mediacji pozasądowych mogłoby zawsze być więcej, ale chociażby fakt, że mediator może być zawodem na cały etat świadczy o tym, że mediacja rozwija się.

Czy prawdą jest, że przystąpienie do mediacji jest oznaką słabości strony konfliktu? Jakie znasz inne mity na temat mediacji?

Słabości – nigdy. Raczej odwagi i chęci działania poza schematem. To oznaka nowoczesności, dbałości o wizerunek firmy o jej markę, a także przejaw szacunku wobec współpracowników, klientów i dbałość o swoje pieniądze. Uważam, że właśnie na naszych oczach w tym zakresie dokonuje się nowe otwarcie. Funkcjonują pewne mity o mediacji jednak powstały one w wyniku niepełnej wiedzy o mediacji niż w oparciu o fakty i dlatego należy je obalać. Najpopularniejszy mit to stwierdzenie: „sąd to jednak sąd” – strony mają przeświadczenie, że sąd wyda wyrok i to jest święte, tylko, że jedna ze stron wychodzi z sądu niezadowolona i skarży wyrok, po ponownym rozpatrzeniu znów ktoś przegrywa. W mediacji nie ma wygranych i przegranych. Sprawa ugodzona nie podlega zaskarżeniu. Rozstrzygnięciem jest to, co na mediacji strony wypracują, na co wyrażą zgodę. Ugoda zawarta przed mediatorem wpływa do sądu, a po zatwierdzaniu kończy sprawę, oby jedną, czasem nawet kilka spraw na raz. W mediacji konflikt traktowany jest jako wspólny problem wymagający rozwiązania poprzez współpracę. Sądy opierają się na dostarczonych dokumentach sporządzonych przez biegłych, na zeznaniach świadków, na dowodach. W mediacji uczestniczą strony, pełnomocnicy i rozmawiają o przedmiocie sporu, nawet notatki, po mediacji są niszczone by zachować poufność, jest tylko tu i teraz rozmowa w czterech ścianach i albo ugoda albo dalszy proces sądowy.

„Do mediacji nadają się tylko duże sprawy” – przekonanie, że mediacje są nie dla nas, bo mamy bagatelny problem sąd to raz dwa rozpatrzy, po co do mediatora. Proszę pamiętać, że z małych spraw powstają duże spory, problemy rosną, piętrzą się, a wszystko rozbija się o to by usłyszeć nawzajem swoje potrzeby. Gdy dochodzi do sytuacji konfliktowej partnerzy przestają się ze sobą komunikować, budują negatywny pijar swojemu przeciwnikowi i nikt nie wie co, gdzie i komu wyjaśniać. Gdy sprawa trafia na mediację, strony sporu mogą po raz pierwszy od jakiegoś czasu powiedzieć i wyjaśnić jak widzą dany problem, przede wszystkim maja szansę na to by zrozumieć przeciwnika. „Kiedy zrozumiemy punkt widzenia naszego bliźniego – rozumiemy, co stara się zrobić- w dziewięciu przypadkach na dziesięć stara się on zrobić rzecz właściwą” – mówił Harry Trumann były prezydent Stanów Zjednoczonych. W tym tkwi sedno mediacyjnego działania.

Mit: „mediacje są drogie”. Nic bardziej mylnego, ponieważ kwestię kosztów mediacji zleconych przez sąd reguluje Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 20 czerwca 2016r. w sprawie wysokości wynagrodzenia i podlegających zwrotowi wydatków mediatora w postępowaniu cywilnym jest to kwota w wysokości 1% wartości przedmiotu sporu nie mniej niż 150 zł i nie więcej niż 2000 zł, lub w sprawach o prawa niemajątkowe kwota za posiedzenie mediacyjne wynosi za pierwsze spotkanie 150 zł, za kolejne 100 zł, nie więcej niż 450 za całość postępowania mediacyjnego. Zdarzało mi się odbyć 8 spotkań, bo tego wymagała sprawa i każdy wiedział jaki będzie koszt mediacji. Dodatkowo mediatorowi przysługuje zwrot kosztów za dojazd na posiedzenie mediacyjne oraz za wynajem pomieszczeń do 70 zł. Opłata za mediacje umowne wynika z cennika ośrodka mediacyjnego, który jest publicznie dostępny, np. na stronie internetowej ośrodków. Mediacje są odpłatne, mediator wystawia rachunek, płaci podatki, wszystko jest uregulowane.

Inny mit głosi: „po co na mediację, przecież nie chcemy się pogodzić”. Oczywiście fajnie, gdy element pojednania ma miejsce, jednak nie jest on obowiązkowy. W mediacjach cywilnych, chodzi raczej o ułożenie spłaty zobowiązań, dopasowanie jej do możliwości i sytuacji. Gdy strony nie mają pieniędzy na zapłatę mogą się porozumieć i odpracować lub uregulować sprawę w formie rzeczowej, choćby poprzez naprawę likwidującą sporną usterkę, w sprawach o rozwód mogą uregulować kwestie dotyczące władzy rodzicielskiej, kontaktów z dziećmi czy alimentów.

Jak często się zdarza, że strony sporu doceniają pracę mediatora? Czy przedsiębiorcy, którzy mają doświadczenie w korzystaniu z mediacji, wracają do tej metody rozwiązywania sporów?

Zdarzyło mi się kilkakrotnie, że strony które korzystały z mediacji w sprawie rodzinnej trafiły do  mediacji w sporze gospodarczym. Odebrałam to bardzo pozytywnie bo doceniły moją pracę i miały zaufanie do mediacji jako alternatywnej formy rozwiązania ich sporu.

Jakie techniki pracy mediatora pomagają w wypracowaniu warunków ugody?

W moim przypadku decydującą techniką, która pomaga w pracy jest umiejętność słuchania stron  i rozpoznania ich potrzeb. Wspierając i dowartościowując strony, pomagam im zidentyfikować  wspólne interesy oraz kontrolować negatywne emocje, które towarzyszą w konflikcie. Ważna jest też umiejętność budowania porozumienia, zmniejszanie obaw, a także ustalenie ram dyskusji i tworzenie bezpiecznej i przyjaznej atmosfery w czasie mediacji. Wszystko to, po to, by strony z pozycji rywalizacji skierowały się ku współpracy dającej szansę na satysfakcjonujące rozwiązanie problemu. Nie bez znaczenia do prowadzenia mediacji są techniki negocjacyjne, które wykorzystuję szczególnie w ostatnim etapie mediacji przy formułowaniu warunków ugody.

Oprócz umiejętności miękkich w wypracowaniu porozumienia pomagają także techniki prowadzenia mediacji pośredniej przez telefon i drogą komunikacji elektronicznej. Korzystam z tej formy, gdy strony mają siedzibę w odległych od siebie miastach, a także gdy decyzje w zakresie rozwiązań podejmowane są przez zarządy spółek lub inne kolegialne organy podmiotów gospodarczych lub publicznych. Mediator koresponduje z pełnomocnikami, którzy pośredniczą w przekazywaniu stanowisk i tak mejl za mejlem budujemy porozumienie.

Pracowałam ostatnio z klientami, którzy mieszkali za granicą i nasze spotkania mediacyjne odbywaliśmy on-line przy wykorzystaniu messangera. Następnie zapisy ugody konsultowaliśmy mejlowo. Udało się zakończyć spór i podpisać porozumienie. Koszt przyjazdu do Polski na posiedzenie w sądzie był niepotrzebnym wydatkiem, do tego brak konieczności korzystania z urlopu. Same plusy z e-mediacji.

Czy podlascy przedsiębiorcy są skłoni do korzystania z mediacji?

Dużą zasługę w tym obszarze ma Izba Przemysłowo-Handlowa w Białymstoku, która już od 5 lat promuje mediacje i arbitraż wśród podlaskich przedsiębiorców. Dzięki utworzeniu Podlaskiego Centrum Mediacji i Arbitrażu w Białymstoku przedsiębiorcy mają dogodne warunki do odbywania spotkań mediacyjnych mają do dyspozycji fachowych, dobrze przygotowanych mediatorów. Promocja mediacji wśród przedsiębiorców robi swoje, były szkolenia dla biznesu z mediacji w Białymstoku, Łomży, Suwałkach, są broszury, ulotki o mediacji, strona internetowa i profil na Facebooku, a także spotkania przedsiębiorców z mediatorami, gdzie można wymienić się informacjami o mediacji, rozwiać obawy, jeżeli takie jeszcze występują.

Czy w życiu osobistym korzystasz z warsztatu pracy mediatora?

Pracę wykonuję jak służbę człowiekowi. Tak zostałam wychowana i takie otrzymałam wzorce w pracy zawodowej od swoich zwierzchników oraz profesorów na studiach. Taka lekcja życia została we mnie i bardzo ją cenię. Ten sposób podejścia do klientów sprawia, że z dużą łatwością i uważnością skupiam się na ich potrzebach. Wsłuchując się w ludzi i ich potrzeby z pokorą i świadomością tego, jaka jest moja rola w rozwiązaniu sporu sprawia, że przedsiębiorcy, podmioty prawa publicznego oraz osoby prywatne nabierają zaufania do mediacji i mediatorów.

Rozmawiał dr Bogdan Rogaski

Ewa Kleszczewska – mediator stały w Sądzie Okręgowym w Białymstoku, Suwałkach, Łomży oraz w Podlaskim Centrum Arbitrażu i Mediacji w Białymstoku i Podlaskim Ośrodku Mediacji WEPKA, trenerka kompetencji społecznych, urzędnik samorządowy, działaczka społeczna w obszarze kultury ludowej, absolwentka Wydziału Prawa i Administracji UMCS w Lublinie.

Artykuł ukazał się w : „Podlaski Manager”, nr 193, lipiec 2019, s. 20-21.

Kultura Enter
2020/01 nr 92