Na poważnie zaczęło się od pewnego weekendu. Wiadomo, pożary w marketingu zawsze wybuchają w weekendy. Nie żeby to były jakieś duże fuckupy. Nie o takie tutaj chodzi. Raczej o te drobne, bezsensowne, które są sprawami tak błahymi, że z łatwością wypadają z głowy. Mają jednak swoje konsekwencje. Nikt nie umiera, nikt nie wchodzi na drogę sądową, nikt nie traci pieniędzy. A jednak… niesmak pozostaje.

Wracając do nieszczęsnego weekendu: pogada ducha wyśmienita, słoneczny dzień przede mną. Telefon pinga, czytam wiadomość, że na sobotnie warsztaty zapomnieliśmy postawić kierunkowskazu i ludzie kręcą się po budynku, nie mogąc znaleźć sali. Co mogę z tym zrobić? Nic. Warsztaty za dziesięć minut, kto miał przyjść to przyszedł. Ani ja, ani nikt z moich pracowników nie postawi teraz tej strzałki. Błędu nie da się naprawić, pozostaje więc rysa na moim dobrym samopoczuciu. Osoba za to odpowiedzialna, przeprasza, ale wczoraj tak jej się spieszyło, że całkiem zapomniała.

Kilka godzin później przychodzi wiadomość, że zapomnieliśmy opublikować coś na Facebook’u, a to było ważne, bo termin wygasał. Sytuacja praktycznie identyczna jak poprzednia. Skoro wygasł, to już nie ma co tego publikować, za późno. Rysa się pogłębia. Kolega od social media mówi, że umknęło mu to pomiędzy wiadomościami na Messengerze.

„Porysowana” sobota mija. Mam nadzieję, że w niedzielę już nikt złowrogo pingać nie będzie. Faktycznie telefon milczy, za to zaczyna pracować głowa rozochocona śledzeniem kolejnych mikrokryzysów. No tak! Zapomniałam wysłać ten newsletter. Nikt nie zwrócił na to uwagi. Przynajmniej ominie mnie niemiłe uczucie przyłapania na błędzie. Teraz będę musiała wysłać dwa newslettery na raz i ludzie się powypisują, bo spamuję.

Czym ta kobieta się przejmuje? To są błędy? Fuckupy? Teraz w chwili, kiedy o tym piszę, to też wydaje mi się, że nie było się czym przejmować. A wtedy? Dramat, poczucie bezsilności, frustracja i złość na siebie oraz współpracowników. Brać do siebie takie banały? Przecież jak popełniać błędy to sromotne, jak spadać to z wysokiego konia. Jeśli zdarza się coś takiego raz na jakiś czas, spoko, jesteśmy ludźmi. Jeśli zdarza się to często jednej osobie, być może to nie jest jej miejsce lub czas. Jeśli zdarza się to często i różnym osobom z zespołu, to coś nie gra z komunikacją. Zabawne i przewrotne jest tym bardziej to, że kieruję Działem Komunikacji i Marketingu.

W poniedziałek, po moim „zbezczeszczonym” przez brak kierunkowskazów i postów na Facebook’u weekendzie, zapowiedziałam zespołowi, że od przyszłego miesiąca wdrażamy system zarządzania zadaniami. Entuzjazmu nie było. Mamy już przecież wspólne serwery, maile służbowe, grupowy Messenger, „tabelki grozy” (sic!), kalendarze Google, spotykamy się twarzą w twarz, a to odczłowieczy nasze relacje i tylko sprawi, że będziemy musieli nauczyć się nowego narzędzia, które po miesiącu i tak porzucimy, wracając do korzeni – zapisków w notatniku. No i, przede wszystkim nie jesteśmy korpo, tylko lokalnym centrum kultury. Po co nam to? Na szczęście było poza sezonem festiwalowym. Idealny moment na eksperymenty, podejmowanie ryzyka i dużo czasu na rozbieg. A poza tym, kto powiedział, że centrum kultury nie może sięgać po korporacyjne rozwiązania?

Zaczęłam szukać odpowiedniego narzędzia. W międzyczasie okazało się, że zapomnieliśmy pociąć bilety na koncert, przetłumaczyć coś na stronie internetowej i dodać wydarzenie do drukowanego programu. Rysy na psychice o tyle płytsze, że nie pojawiały się w weekend. Od poniedziałku do piątku pancerz jest twardszy. Tak czy siak – wskazany był pośpiech.

Pierwsza na myśl przychodzi aplikacja Asana. Założyłam konto testowe i, szczerze, od razu mnie to przerosło. Za dużo funkcji, za dużo opcji, wszystkiego. Nie ma to jak minimalistyczne rozwiązania. Google podpowiada kilka artykułów z recenzjami i porównaniami różnych aplikacji. Wśród nich pojawia się HeySpace, wyróżniający się między innymi tym, że jest polskim oprogramowaniem. Darmowy? Biorę. Nie powiem, że to jest najlepsza na świecie aplikacja do zarządzania zadaniami. Nie przetestowałam ich wszystkich. Nie mniej jednak właśnie ta okazała się wystarczająca i korzystamy z niej od 9 miesięcy. Czas więc, żeby urodziło się podsumowanie.

Większość tego typu aplikacji działa na zasadzie Kanban. Cytując Wikipedię, jest to „opracowana w latach pięćdziesiątych w Japonii metoda sterowania produkcją. Słowo kanban w wolnym tłumaczeniu można w poniższym przypadku oddać jako spis widoczny.” No i właśnie o wizualizację procesu i liczby zadań tutaj chodzi. Najczęściej na tablicy tworzy się trzy kolumny: do zrobienia, w trakcie, zrobione. Taki układ nie był dla nas efektywny. Naszą tablicę dzielimy na kolumny podpisane kolejnymi dniami miesiąca. Codziennie wiesz, co masz do zrobienia. Widzisz całą listę zadań i krok po kroku, punkt po punkcie realizujesz kolejne obowiązki. Nie ma możliwości, żeby o czymś zapomnieć. Każdy też ma wgląd w to, co robią inni pracownicy, na jakim są etapie lub jak bardzo są obłożeni zadaniami.

Nasz zespół ma jasny podział obowiązków. Każdy zajmuje się innym elementem procesu i w efekcie wydarzenie kulturalne, które mamy wypromować, przechodzi od osoby do osoby. Jeśli tekst na temat daty festiwalu nie otrzyma korekty, nie zostanie udostępniony na stronie internetowej. Jeśli grafik nie przygotuje identyfikacji wizualnej, specjalista ds. social media nie zmieni zdjęcia w tle na Facebook’u itd. Dla przykładu, aby ogłosić tegoroczną datę Nocy Kultury albo Innych Brzmień, mieliśmy zadanie składające się z 22 kroków.

Po lewej można zobaczyć fragment listy kroków, a po prawej czat, w którym wymienialiśmy się nowymi informacjami. Nad zadaniem i jego powodzeniem pracowało sześć osób odpowiedzialnych za: grafiki, tłumaczenie na język angielski, korektę, publikację w internecie, wysyłkę newslettera i komunikację z mediami. Lista kroków jest ułożona chronologicznie, a każdy wykonany krok odznaczaliśmy w checkboxach, tak aby kolejna osoba wiedziała, że już może rozpocząć swoją część pracy. Widać też postęp od 0 proc. do 100 proc. wykonania zadania.

Jak to wyglądało wcześniej? Po prostu mówiliśmy sobie o tym, że „już”. Tylko kiedy ma się takich zadań jednocześnie dziesięć, dzwoni telefon i ktoś wchodzi do pokoju z kolejną sprawą, trudno jest utrzymać koncentrację i wiedzieć, o które „już” chodziło.

Do naszego działu zadania spływają z bardzo wielu źródeł. Czasami koledzy przychodzą osobiście, czasami piszą maila do wybranej osoby z działu, innym razem do nas wszystkich. Bywa, że kontaktują się przez Messenger, dzwonią lub rozmawiają z pierwszą, przypadkowo napotkaną na korytarzu osobą z działu marketingu, prosząc o przekazanie informacji innemu pracownikowi działu. Można się w tym pogubić. Aplikacja do zarządzania zadaniami rozwiązuje także ten problem. Wszystkie pliki i informacje z każdego komputera i telefonu na temat zadania, zbieramy w jednym miejscu dostępnym online. W opcjach jest też czat, ale nie taki jak np. grupa na Messengerze, gdzie jest tysiąc zjadających się wzajemnie wątków, w tym pytania czy ktoś chce coś ze sklepu i memy z kotkami. Czaty są przypisane do konkretnych zadań. Tematy się nie mieszają. Przykład? Dostaliśmy maila na działową skrzynkę pocztową, że za dwa tygodnie odbędą się płatne warsztaty fotograficzne. Znamy datę, miejsce i dostaliśmy opis. Brakuje zdjęć do promocji i ceny biletów. Zakładamy zadanie na HeySpace, gdzie dodajemy wszystkie informacje, które już mamy i rozpisujemy między sobą zadania konieczne do wypromowania wydarzenia. Dwa dni później koleżanka zaczepia mnie w socjalu i mówi, że już ustaliła cenę biletów. Dwa kliki w aplikacji na telefonie, podczas przeżuwania kotleta i już wszyscy pracujący przy tym projekcie, wiedzą, że bilety kosztują 15 zł. Następnego dnia dostajemy regulamin sprzedaży. Załącznik trafia do karty z zadaniem. Ostatecznie w wiadomości prywatnej na Facebook’u dostaję link do paczki ze zdjęciami. Ten też udostępniam w aplikacji. Wszyscy mamy komplet informacji w jednym miejscu – zamiast na mailu, Messengerze i w przepełnionej informacjami głowie, jak to było zanim przeszliśmy na pracę z aplikacją. Na zdjęciu po lewej widać załączone pliki, a po prawej naszą rozmowę, w której wymienialiśmy się nowymi informacjami o tym, jak idzie sprzedaż biletów. W zadaniu brało udział czterech pracowników, a lista zadań była rozpisana na dwanaście kroków.

Nie jestem w stanie wyobrazić sobie pracy zdalnej podczas trzech miesięcy lockdownu. Bez HeySpace nie byłoby to możliwe w trybie, w jakim pracuje nasz dział. Jedynym dyskomfortem było dla mnie niewygodne krzesło biurkowe, które mam w domu. Komunikacja między pracownikami była jeszcze bardziej płynna niż podczas siedzenia ze sobą biurko w biurko. No cóż, w biurze nie da się uniknąć plotek i rozmów prywatnych. Wielu pracodawców, szczególnie w instytucjach publicznych, nie jest w stanie monitorować czasu pracy swoich pracowników, szczególnie kiedy nie ma ich na miejscu. Dzięki aplikacji widać kto jest online, nad czym właśnie pracuje i na jakim jest etapie realizacji. Każdy wykonany ruch objawia się w powiadomieniach.

Żeby nie było, że jako kierowniczka jestem taka zachwycona nową aplikacją „inwigilującą”, poprosiłam o szczere wypowiedzi współpracowników:

„Z punktu widzenia pracy grafika program do zarządzania zadaniami okazał się bardzo przydatnym rozwiązaniem. Poza funkcją harmonogramu, pozwala mi na sięganie do potrzebnych materiałów w każdym miejscu i czasie bez konieczności angażowania w to innych pracowników, czy szukania plików na przepastnych serwerach. Komunikator w każdym zadaniu umożliwia posegregowane rozmów, pytany współpracownik jest w stanie odpowiedzieć na moje pytanie w wolnej chwili, nie przerywając swojego trybu pracy. Dla grafika opisy zadań mogą pełnić funkcję briefu, instrukcje do zadania oraz wszystkie komentarze znajdują się wtedy w jednym miejscu, nie ma szans na pominięcie wiadomości z poprawkami, jeśli spływają jednym kanałem. Odpowiednio założony i prowadzony „task” nie pozostawia miejsca na wątpliwości dotyczące hierarchii ważności zadań, postępu, terminów. Najcenniejszym pozytywnym efektem jest zwiększenie szansy na samodzielność i nieprzerywanie sobie nawzajem w pracy. W przypadku intensywnych dni w dziale ilość głośnych rozmów i jednoczesnych wątków może być przytłaczająca, minimalizacja komunikacji werbalnej wpływa więc na higienę pracy.” Ilona, grafik.

„Lista zadań w programie jest otwarta dla wszystkich współpracowników. To rozwiązanie sprzyja ogólnej orientacji co kto robi i na jakim jest etapie. Osobiście mam duże poczucie satysfakcji, kiedy odhaczam swoje kroki w zadaniu, do którego należą też inni współpracownicy. Widzę postęp i mój wkład w pracy zespołowej. Jest on bardziej namacalny. Narzędzie zdecydowanie zwiększyło wydajność mojej pracy, koncentrację na zadaniach, a także świadomość, jak wpisują się one w cały system.” Małgorzata, tłumacz.

„W mojej ocenie wprowadzenie systemu do zarządzania bieżącymi działaniami pozwoliło znacząco uporządkować pracę działu, szczególnie w okresie jej największej intensywności – w okresie przygotowań festiwali plenerowych. HeySpace pozwala w jasny sposób nie tylko uporządkować własne zadania, daje także wgląd w status wykonania zadań pozostałych pracowników działu, od których zależą nasze osobiste działania. Funkcjonalności, które cenię najbardziej to możliwość tworzenia checklist z „podzadaniami”, możliwość wgrywania plików bezpośrednio do zadania (koniec z szukaniem zaginionych grafik w mailach i na serwerach), a także procentowy pasek postępu dla każdego zadania, pozwalający na pierwszy rzut oka ocenić jak niewiele brakuje nam do realizacji celu.” Krzysztof, social media menadżer.

Podsumowując – warto! Warto zaryzykować, poświęcić czas, przemóc się i przebić przez pierwsze negatywne komentarze ze strony zespołu. Aplikacje do zarządzania zadaniami nie tylko dobrze sprawdzają się w korporacji, sprawdzają się świetnie także w instytucji kultury, a dla małych zespołów są darmowe. Tak więc… jakie jeszcze macie wymówki? Chyba już żadnych…

Paulina Skipirzepa-Kamińska, Mariusz Kamiński

sierpień 2020

Kultura Enter
nr 2020/05 nr 98